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『学習会議@NHK』ではどんな準備をしていたのか？

2008-03-19 (Wed) 3:33
イベント情報

さてNHKさんにご協力いただき、『学習会議@NHK』を開催しました。中国語講座を制作されている方々とブロガーで直接対話する機会を設け、双方にとってメリットのあるコミュニケーションとは何か？を探りました。

会場は渋谷の放送センターの会議室。30名ちょっとのブロガーさんにお集まりいただきました。イベントの内容は僕が評価することではないので、ここではこのイベントの裏側でどんなことがあったのかをまとめてみたいと思います。

■ 学習会議の裏側

さらりとやっているようですが、結構準備しているのですよ・・・（実はわかってほしい・・）。良い機会なので具体的にどんな準備をしていたかを紹介してみます。

最初のミーティング

最初のミーティングで大事なのは、「何をどういう順番で話すか」をきっちり理解してもらうことです。いきなり商品説明されても聞いてくれる人はいません。またメモできないようなことを話したり、一般論すぎることを話しても意味がありません。

過去の事例を紹介しながらどういうメッセージがいいのか、逆にどういうメッセージは意味がないのかを説明します。この説明でだいたい一回目のミーティングは終わります。

何を伝えたいのか？

次のミーティングでは、90分ほどのミーティングを持ち、企業側がアピールしたいことをどんどんあげてもらいます。その後、僕がその場でストーリーにあてはめて整理していきます。そしてストーリーに足りない部分は質問しながら掘り下げていき、逆にストーリーにはまらない部分は切り捨てていきます。

その後、「来ている人がメモしやすいように」メッセージを落とし込んでいきます。テクニカルなことですが、「スライドで全部説明しようとしない」「裏話・苦労話・豆知識でまとめる」「常にリストを意識する」「デモを織り交ぜながら」といった説明をしつつ、どういうプレゼンにすべきかを一緒に考えます。

資料の準備、手配

ここまでくればあとは資料や映像なんかを集めてもらう作業に入ってもらいます。今回は特に公開前映像の編集や、タレントさんの手配などをお願いしたので、かなりの作業になりました。

またその間、少しでも疑問点があればすぐに相談してもらえるようにコミュニケーション手段を確保しておきます（← とっても大事）。

会議のお題の設定

企業側に準備をしてもらっている間、僕の方では会議のお題を考えます。参加者が楽しく議論できるように、かつ、企業側が欲しい意見を吸い上げられるように設計します。

告知、集客

同時にサイト上で参加ブロガーへの告知、集客を行います。人数が多い場合はブログをすべてチェックした上で選考します。WebScouterの値、ブログのテーマ、ブログを書いている期間、プロフィール情報、過去のイベント参加経験などで総合的に判断します。

当日の打ち合わせ

当日の打ち合わせも重要です。今回は19時半開始でしたが、17時半から流れをおさらいし、細かい疑問点を解消していきます。また参加される関係者の意識あわせも大事です。なぜこのイベントをしているのか、どういう意識で臨むべきか、こういうことは絶対にしてはいけない、こういうときはこうする、といった説明をします。

・・・という具合に準備をした上での開催となります（なんかはしょって書いたところもありますが・・・）。

また、主催者にとっては、これらのプロセスを共有することで企業の方の人となりも理解できるようになり、当日スムーズに会を進められるようになるという点も大事です。

あくまで個人的な主観ですが、こうして真剣に取り組んでくれたNHKのみなさんの熱意は、ちゃんと参加者に伝わったと思います。

このイベントの成果については今後まとめていきますが、準備段階ではこういうことをしている、というお話でした。ブロガー向けに何らかの取り組みを検討されている企業の方の参考になれば幸いです。

■ おまけ

今回は中国語ネイティブのリーさんとローラ・チャンさんにご協力いただき、参加者もまじえてプチ中国語講座を行いました。なんつーか、デレデレしすぎだｗ。