To Do 2.0 (どんどん片付くTo Doの科学)

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check*padを作っていたり、ライフハックテンプレートを作るうちに、「どんどん片付いていくTo Do」を作るにはどうしたらいいか、という考えがまとまってきました。

まだまだ突っ込みどころ満載かと思いますが、情報は発信する人にもっとも集まる、ということで批判を恐れずにエントリー。

では早速。To Doには以下のような要素が必要だと、個人的に考えています。

  • 全体像を把握している
  • もっとも大切なこと。GTDのキモでもあります。

    朝、適当に書き出しただけのTo Doリストは単に「あなたの頭がそのとき思いついたTo Do」でしかありません。頭はよく忘れてよく思い出すのでこれはかな~り不完全なリストになります。

    そうではなくて、「やりたいことすべて」を完全に把握(=頭の外の外部記憶に書き出す)したうえで日々のTo Doを作らなくてはいけません。不完全なリストの上で作られた優先順位は間違いだらけなのです。

  • 2分以内でできるTo Doを書かない
  • 2分でも3分でもいいのですが、すぐできるTo Doを書き始めるとキリがありません。細かいTo Doがリストにたくさん並んでいると気分的にもがっくり来て、見直すことが嫌になります。会議中であっても「これ、すぐ終わるから電話して片付けちゃいますね」ぐらいの行動力が欲しいところです。

  • 見積もり時間が頭に浮かぶか?
  • そのタスクの見積もり時間が想像できないということは、そのタスクが十分にアクションプランに落ちていないことを示します。「これって一体何時間かかるのだろう?」というときはもちょっとブレークダウンするようにしましょう。

  • 途中で消せる
  • 重いタスクは部分的に終わったら、To Doリスト上でもそれがわかるようにしておくと気分的に楽です。バブルマッププログレスバー付きTo Doを使ってみましょう。

  • ストレスレベルでソートする
  • 作業をしまくったけど、なんとなくすっきりしない、というときはストレスレベルの高い仕事が片付いていない可能性があります。一日に何度かはストレスレベルでソートして、「これが片付けばかなりすっきりするぜ!」というものをえいやっ!と片付けてしまいましょう。かなりの覚悟がいる場合は、「俺、今からこれやるから!」と同僚に宣言するのが良いでしょう。

  • リストを見直す癖をつける
  • To Doリストはいつでも見直せるようにしておきましょう。そのときどきの状況でTo Doの優先順位は変わってきます。オフィスでできることと、出先や移動中にできることは違うのです。作業をするときはまずはリストを出す、電車待ちのときはリストを見直す(携帯などで)、などといったルールを自分に課しておきましょう。

  • リストは(毎日)書き直す
  • もし可能ならばTo Doリストは毎朝書き直しましょう。昨日と同じTo Doであってもです。これには、(a) 居座り続けるTo Doがどれかわかる、(b) 明日長いリストを書き直したくないから今日中になるべくタスクを片付けたくなる、といったメリットがあります。

  • 居座り続けるTo Doは見直しを
  • 何日間も同じTo Doがリストに居座り続ける場合は、To Do自体に問題がある可能性が高いです。その場合、以下のような手法を試してみましょう。

    • 次のアクションを考える
    • そうした居座り続けるTo Doはつまるところ手が付けにくくなっているだけです。次の物理的なアクションを設定することによって、とにかくはじめてしまいましょう。

    • やめる、来週考える
    • 本当にやる必要があるのか吟味します。意外とやらなくてよかったりする場合も多いです。もしくはもうちょっとあとに考えればいいことだったりもします。

    • やるべき理由を思いつくだけ考える
    • なぜそれをしなくてはいけないのかを思いつくだけ書いてみます。そうすることで「やらなくちゃ」が「やりたい!」に変わる可能性が高まります。

    • 「どのようにすれば~できるか?」で書き直す
    • なんとなくやる気がしない・・・というTo Doは「どのようにすれば~できるか?」でとりあえず書き直しておきます。「提案書を書く」なら、「どうしたら提案書が書けるか?」にしてほっときます。

      頭は質問されるとそれを拒否することができません。質問文にした瞬間に潜在的な解決策を頭が探し始める場合が多いです。次にこの質問をみたときに「あ、ああすりゃいいんじゃね?」とナイスアイディアを思いつくときがよくありますよ。

  • 全体像のリストは週1で見直す
  • いわゆるGTDで言うところの週次レビューです。これをしないと全体像がぼんやりしてきます。また、これを行うことによって「来週必ず見直すから今週のタスクで間違っていても、まぁ、大変なことにはならない」という安心感をもつことができます。この安心感があれば、自信をもってタスクを先送りすることができます。

以上、To Doを書くときに気をつけていることを書いてみました。あと繰り返し系のタスク(いわゆる習慣化か)についても書きたいことがあるのですが、それは次の機会に。

年内にやるべきTo Doをきっちり片付けて来年にのぞみたいですね。

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    • BP
    • October 7th, 2008

    すごく参考になりました!!
    特に「ストレスレベルでソートする」っていうのがいい考えだと思います^^

  1. July 6th, 2009
  2. August 20th, 2010