イベント失敗学

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2007年は勉強会やイベントがたくさん開かれた年でした。このトレンドはきっと来年も続くことでしょう。

そこで今回は、僕が過去にイベント運営で失敗したポイントをまとめてみました。楽しいイベントが増えてくることを期待しつつ、反面教師的に使っていただければと思います。

以下、個人的にイベント運営で失敗してきたポイントを羅列してみます。ちなみに社会人勉強会系イベントにおけるポイントです。企業向け営業セミナーとかではないです。

  • 集客できない
  • よくありますよね・・・集客できないうちは一度来てくれた人に必ずお誘いメールを送るようにしましょう。一度来てくれた人があなたのサイトをいつもチェックしているとは限りません。

    また、そのためにはイベント応募フォームにてオプトインすることを忘れずに(今後主宰者からのメールを受け取る、にチェックとか)。

  • 会場が広すぎる
  • 広すぎるより狭い方が「ぎっちり入っている感」があっていいです。また横長より縦長の会場にするようにしましょう。会場のレイアウトは必ず事前にチェックし、可能ならば下見するようにしましょう。

  • 事後アンケートが集まらない
  • 手書きのアンケートも良いですが、最近はやっぱりタイプしてもらった方がたくさん書いてくれます。事後にメールを送ることによってアンケートを書いてもらうようにしたほうがいいかもしれません。また回収率をあげるには「アンケートに答えるとプレゼン資料(とか、その他お得なもの)がもらえる」といった形式をとるようにしましょう。

  • ゲストが盛り上がらない
  • ゲストを呼んだけど盛り上がらない、というのはよくありますね。有名だから、という理由だけで呼ぶことは避けましょう。有名であることと、その人がプレゼン上手であることは同じではありません。事前に打ち合わせをしたり、可能ならばその人のセミナーを聞きにいったりするようにしましょう。

  • ゲストが営業トークに終始
  • これもよくありますね・・・営業トークは愛嬌的にならいいのですが、「まずは弊社の沿革を・・・」と始まったら要注意です。事前に必ず打ち合わせをし、営業トークは逆効果というのを理解してもらいましょう。

  • ネットワークがつながらない
  • よくあるトラブルですね・・・ネットワークが必要なプレゼンはなるべく避けましょう。もしくはスクリーンショットなど、ネットがつながらなくてもなんとかなるように代替案を用意しておきましょう。

    特に会場から「無線でつながりますよ」と言われた場合は要注意です。なんだかんだでつながらないことも多々あります。ネットがつながらなくて15分開始を遅らせたことがあったなぁ・・・(イタタ・・・)。

  • PowerPointのアニメーションが動かない
  • PowerPointのバージョンが違って特殊効果が動かない、ということもあります。PC持込でない場合、プレゼンを作ったPowerPointのバージョンと、実際プレゼンするPCに入っているPowerPointのバージョンがあっているかを確認しましょう。

  • 口調は丁寧な方が無難
  • イベントにもよりますが、はじめて来る人がいないイベントはほぼないでしょう。そうしたときには常連向けの「べらんめぇ」口調でしゃべっているとかなり不快感を与えてしまいます。(最初だけでも)極力丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。イベントの印象が違います。

  • 会場がダブルブッキング
  • 嘘のような本当の話。会場に行ってみたら「え、イベントでしたっけ?」と言われて顔面蒼白になったことが。数日前にきちんと確認しましょう。

    ちなみにその日は結局30分だけダブルブッキングだったので、待合室のようなところで名刺交換ゲームをして乗り切りました・・・(&ご迷惑をかけたので費用は無料にしました)。今思い出しても胃が痛い。

  • 移動は余裕を持って
  • 一度福岡から移動して大阪でセミナー、ということがあったのですが、飛行機が雷雨のため延期。3時間ほど余裕をもって立てたスケジュールだったのにもかかわらず1時間、またもう1時間と延期・・・。「新幹線でいくべきか?」と迷いまくった末、なんとか飛行機がとんで危機一髪でした。

    長距離の移動では何が起こるかわからないもの。無理なスケジューリングはやめましょう。

  • パネルディスカッションが盛り上がらない
  • 詳細は『パネル限界論』をどうぞ。

  • 途中でビールを入れてgdgdに
  • 途中でビールでも入れて楽しくやりましょう的なイベントを一度だけやったことがありますが、主宰者は呑むべきではありません。ただでさえ前に出て緊張しているのに、ビールを呑んだらかなり酔いがまわります。ビールを呑ませる企画は悪くなかったかと思いますが、参加者だけで良かったですね・・・。

  • セミナー後に長蛇の列
  • セミナー後に名刺交換をしたい人が長蛇の列に。喜ばしいことではありますが、列で待っている人はなにかと手持ち無沙汰なもの。

    数名まとめてお互いに名刺交換してもらうとか(「どうですか、後ろの方もご一緒に」的な)、セミナー中に「今回参加された方の中にも有名人がいるんですよ」などと紹介して列を分散させるとかした方が良いです。

  • PCが動かない
  • マーフィーの法則的にたまにありますね。十分に動作確認をするのと、可能ならば代替機を常に用意するようにしましょう。

  • アンケートで「今回のイベントのどこが悪かったですか?」と訊く
  • バカ正直にそう聞いてしまってへこむことも・・・・イベントのアンケートについては機会があったら詳しく書く。

  • 配布資料を事前に渡してしまってネタばれ
  • セミナーによっては配布資料必須、というものもあります。そうしたときは話す内容と微妙に違うようにしたり、伏字や略字をつかったりして、「ネタばれ」を防ぐようにしましょう。

  • 怖い人におびえてビビる
  • 会場に一人はいる「しかめっつら」な人。「うわー、機嫌悪そうだよ・・・」とビビってしまい萎縮してしまうことも以前はしばしば。ただ、個人的な経験からいうと、こういう人には意外と良い人が多いです。セミナー後に熱心に話しかけてくるタイプの人ですね。

  • 懇親会の席でセミナーを頼まれる
  • お酒の席では誰も聞いていません。断りましょう。

  • 寝ている人が気になってしょうがない
  • 自分にも問題がある場合もありますが、寝ちゃっている人はしょうがないです。気にしないようにしましょう。それよりもおきている人にしっかりメッセージを伝えましょう。

  • 応募フォームが動いていなくて顔面蒼白
  • 応募フォームを下手に自作なんかするとたまにデータベースにつっこまれていない、といった事態が発生します。応募フォームはかならず事前にテストするようにしましょう。またデータベースに突っ込みながら、かつ、メールでも通知が来るように設計しておくと安心です。

  • 開催日と曜日があっていない
  • 前回の告知分をコピペするとよくあるミス。ここは特に気をつけてチェックです。

  • 全然もりあがらない
  • これはもうプレゼン術ですが、何回かのプレゼンをして学んだのは「論理的な順序じゃなくても、一番インパクトのあるメッセージを最初に持ってくるのが重要」ということです。

    一番最初に「お、こいつおもしろいかも」「頭いいかも、この人」と思わせないとまずだめです。論理的に考えるとこれは5番目ぐらいのメッセージなんだけど、とか、これを言う前にこれも説明しないと、とかいろいろあるのですが、思い切って最初に持ってくるようにしましょう。

  • リマインダーメールを忘れて出席率ダウン
  • イベント前のリマインダーメールは忘れずに。意外に忘れている人多いです。当日まで時間とか場所を把握している人も少ないのできちんと開催概要を再度送付しましょう。

  • 懇親会の人数をバカ正直に予約
  • 個人的な経験からいって、「懇親会に出席します!」といった人の2割ぐらいはキャンセル(もしくはそもそも来場しない)ものです。50名からそういう意思表明をもらったら40名で予約しておきましょう。そうしないと40名しか来ていないのに50名分払わされたりします。

以上ですかね・・・なんか他にもあったような。思いついたら追記します。他にイベント運営されている方でこういう失敗があったよ!的なものがあれば是非お教えください。

来年も楽しいイベントが開催できるように日々精進していきたいものです。

■ 追記

以下、友人からのフィードバックで追記。

  • 参加者をいきなり名前で呼んで内輪感たっぷり
  • 主宰者が知っている人でもいきなり名前で呼ぶと内輪感が出てしまいます。名前で呼ぶときは「この人はこうこうこういう人で」と一言添えてからにしましょう。

    ただ、紹介するにあたって実名や社名、ブログ名を出すのが微妙な場合はそもそも名前を呼ぶのを避けた方がいいでしょう。

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