ストレスフリーのホワイトボード術

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ミーティングをするときはいつもホワイトボードを用意してもらっています。これがあるとないとでは参加者のストレスレベルが全然違う、と個人的に思っていますです。

というわけでホワイトボードを使う際に気をつけていることでも書いてみようかな。

■ アジェンダリストとして

ミーティングの最初に必ずやること。それはホワイトボードにアジェンダ(議題)を書き出すことです。

具体的な進め方は次のとおり。

  1. ホワイトボードの右端、横10cmに縦線をひく。
  2. 「今日のミーティング、何時まででしたっけ?」と確認し、終了時間を一番上に書く。
  3. 僕が考えるアジェンダは・・・といいつつ、そのエリアにアジェンダを羅列。
  4. 他にありますかね?と参加者の方を振り向いて発言を促す。誰かが発言すればそれを書く。
  5. 一通り出終わったところで発言していない人、一人一人に「○○さんはありますかね?」と聞く(つまり、全員に聞く)。
  6. 全員聞き終わったらしつこく「今日話すことはこれが全部でいいですかね?」と確認する。
  7. 確認したら「じゃ、どれから話しますかね?」と簡単に順番を決める。
  8. 会議をはじめる。終わったアジェンダには横線を引く。でもって、このアジェンダリストは会議中、決して消してはならない。

というわけでまとめると下図のような感じになります。

wbhack1.gif

こうすると何が良いのでしょうか?以下、思いつくままに。

  • 右上に終了時間を書き、その下に議題をすべて書くことによって、時間配分は大体こんな感じ・・・という感覚を共有する。こうしておくとだらだらと会議をして、まだ議題があるのに「ま、来週にしますか・・・」ということがなくなる。
  • 全員からアジェンダを聞くことによって、重要だったけど時間がなくなって話すタイミングを失いました・・・的事態を防ぐ(重要な議題を言い出せないでいる人ってたまにいますよね・・・「お前、早く言えよー」的なやつ)。
  • すべてのアジェンダを見える化することにより、「今日の会議であれ、決まるんだろうな・・・」と疑心暗鬼に陥ってイライラすることがなくなる。
  • 長く話しすぎる人がいたときに(よくあることですね)、「えーと、今日はこれだけ話したいので先に進めませんか?(=これだけアジェンダあるんだから話しすぎるんじゃねー!)」と理路整然と話を止めることができる(場合が多い)。
  • アジェンダが達成されるたびにアジェンダに横線がひかれていくので達成感がある。
  • アジェンダが多すぎるとき、会議の最初(もしくは途中)で「こりゃ、全部のアジェンダ、絶対消化できない!」と気づくことができ、別途ミーティングをセットするなり、重要なアジェンダにフォーカスしてあとのアジェンダについては担当者を割り振るなど、緊急事態対応がうまくできるようになる。
  • あきらかに議論が迷走しているとき(よくありますな)、「えーと、今どこの話をしているんでしたっけ?」とアジェンダを見ながら進行管理ができるようになる。

人は「終りのない作業」にストレスを感じます。このように「どこまで何をやったら終り」をすっきり全員で視覚的に共有しておくとストレスがだいぶ減るのでは、と思います。

■ 問題ボードとして

ホワイトボードがない会議で一番問題なのは、問題について話すときに「問題=人」になってしまうことです。

ホワイトボードがない状態だと、人を見ながら話すことになってしまいます。そうなるといつのまにやら「この問題はこの人のせいだろ」みたいな雰囲気になりがちです(経験ありますよね?)。

そこで問題が出たときはホワイトボードにその問題を書き出し、みんながホワイトボードに向かって話すようにしましょう。司会者は(司会じゃなくてもあなたが)誰かが誰かを個人攻撃しはじめたときはホワイトボードに書き出し、必要ならマーカーなどでコツコツとたたきながらみんなの注意をそちらに引くようにしましょう。それだけでだいぶ雰囲気が建設的になります。

こうすることで場の雰囲気を「You vs. I」から「We vs. 問題」にシフトさせることができます。図にすると↓な感じです。

wbhack2.gif

変に個人攻撃をして雰囲気を悪くするより、ホワイトボードにみんなで向かうようにしたほうがいい感じになりますし、そのあとのアクションもとりやすくなります(←とっても重要)。

以上、普段気をつけているのは上記二つぐらいですが、これだけでも会議中のストレスレベルは結構違うのではないかな、と思います。よろしければお試しください。

今度は会議の小技などをまとめてみたい、と思ったり、思わなかったり。会議についてはあいかわらず「すごい会議」がおすすめです。すでにベストセラーですが。

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» すごい会議-短期間で会社が劇的に変わる! [単行本]

また、自分でミーティングをしきる権限がない、現実的にあまりうまくいきそうにない場合は↓のやりかたでストレスを減らすことができます(いや、無理かw)。

» ミーティングで眠くならない方法

余談ですが、プレゼンに関するハックについてはこちらかな↓。

» プレゼンハック ~プレゼン改善のための10個の小技~

ツイッターもやっています!

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  1. ヘぇ~!なるほどぉ☆

  2. ホワイトボードはこう使え

    i d e a * i d e a で見つけました

    ストレスフリーのホワイトボード術

    ふむふむ、なるほどぉ

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  4. 【Lifehacks】i d e a * i d e a – ストレスフリーのホワイトボード術

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    百式の田口氏のブログで会議でのホワイトボードの効果的な使い方が紹介されていた。

  5. 大変参考になりました。
    些細なことですが、「右端に書く」ってのになにか意味ありますか ?
    直感的に左端に書きそうに思ったのですが、実際やってみた経験によるとか ?

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    【事実】 明日、Webに関するミーティングを行う。いつもこの会議はだらだらと長くなってしまい、収拾がつかないことも多い。何かいい方法はないかと思っていたら…

    • kakobon
    • August 8th, 2006

    ホワイトボードの右端、横10cmに縦線をひく。

    というのは、右端10%のタイプミス?でしょうか?
    10cmの幅だと何も書けない気がします。

    • tozailine40
    • August 8th, 2006

    いつもcheckpad使わせていただいてます。
    攻撃先を?ホワイトボードにっていうのがいいですね。

  9. 2006-08-08

    ミーティングをするときはいつもホワイトボードを用意してもらっています。これがあるとないとでは参加者のストレスレベルが全然違う、と個人的に思っていますです…

  10. 百式に納得

    今日は百式ネタな感じで。 ●http://www.ideaxidea.com/a…

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  13. この方法は…。

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  14. お、会議で使ってみよう

    ストレスフリーのホワイトボード術

    いつも checkpad
    でお世話になっている、Idea * Idea
    ?さんにてこんな記事がエントリー…

  15. 続『すごい会議』はすごかった

    続きを読みたい人がいるかどうかは別として、前のエントリー『すごい会議』はすごかった(;゚Д゚)の続きでございます(笑)◆前回のはなしまだまだ下っ端ながら、…

  16. BLOG IT! from i d e a * i d e a – ストレスフリーのホワイトボード術

    i d e a * i d e a – ストレスフリーのホワイトボード術
    ホワイトボードが気になる

  17. 書いてみよう♪ @meeting

    仕事のカテゴリごとで費やした時間の構成比を算出すると、多くの人でトップ3に入るのが「会議」だろう。
    今は、前の会社ほど会議の回数は多くないが、負けず劣ら…

  18. いつも拝見しています。
    学生にとってプロの会議術は大変勉強になりますね。

  19. ホワイトボードで会議をスムーズに

    たまたま見つけた記事です。 大分古い記事ではありますが、目からウロコなテクニックでした。 会議がいつも膠着する職場では、…