ストレスフリーのホワイトボード術

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ミーティングをするときはいつもホワイトボードを用意してもらっています。これがあるとないとでは参加者のストレスレベルが全然違う、と個人的に思っていますです。

というわけでホワイトボードを使う際に気をつけていることでも書いてみようかな。

■ アジェンダリストとして

ミーティングの最初に必ずやること。それはホワイトボードにアジェンダ（議題）を書き出すことです。

具体的な進め方は次のとおり。

ホワイトボードの右端、横10cmに縦線をひく。
「今日のミーティング、何時まででしたっけ？」と確認し、終了時間を一番上に書く。
僕が考えるアジェンダは・・・といいつつ、そのエリアにアジェンダを羅列。
他にありますかね？と参加者の方を振り向いて発言を促す。誰かが発言すればそれを書く。
一通り出終わったところで発言していない人、一人一人に「○○さんはありますかね？」と聞く（つまり、全員に聞く）。
全員聞き終わったらしつこく「今日話すことはこれが全部でいいですかね？」と確認する。
確認したら「じゃ、どれから話しますかね？」と簡単に順番を決める。
会議をはじめる。終わったアジェンダには横線を引く。でもって、このアジェンダリストは会議中、決して消してはならない。

というわけでまとめると下図のような感じになります。

こうすると何が良いのでしょうか？以下、思いつくままに。

右上に終了時間を書き、その下に議題をすべて書くことによって、時間配分は大体こんな感じ・・・という感覚を共有する。こうしておくとだらだらと会議をして、まだ議題があるのに「ま、来週にしますか・・・」ということがなくなる。
全員からアジェンダを聞くことによって、重要だったけど時間がなくなって話すタイミングを失いました・・・的事態を防ぐ（重要な議題を言い出せないでいる人ってたまにいますよね・・・「お前、早く言えよー」的なやつ）。
すべてのアジェンダを見える化することにより、「今日の会議であれ、決まるんだろうな・・・」と疑心暗鬼に陥ってイライラすることがなくなる。
長く話しすぎる人がいたときに（よくあることですね）、「えーと、今日はこれだけ話したいので先に進めませんか？（＝これだけアジェンダあるんだから話しすぎるんじゃねー！）」と理路整然と話を止めることができる（場合が多い）。
アジェンダが達成されるたびにアジェンダに横線がひかれていくので達成感がある。
アジェンダが多すぎるとき、会議の最初（もしくは途中）で「こりゃ、全部のアジェンダ、絶対消化できない！」と気づくことができ、別途ミーティングをセットするなり、重要なアジェンダにフォーカスしてあとのアジェンダについては担当者を割り振るなど、緊急事態対応がうまくできるようになる。
あきらかに議論が迷走しているとき（よくありますな）、「えーと、今どこの話をしているんでしたっけ？」とアジェンダを見ながら進行管理ができるようになる。

人は「終りのない作業」にストレスを感じます。このように「どこまで何をやったら終り」をすっきり全員で視覚的に共有しておくとストレスがだいぶ減るのでは、と思います。

■ 問題ボードとして

ホワイトボードがない会議で一番問題なのは、問題について話すときに「問題＝人」になってしまうことです。

ホワイトボードがない状態だと、人を見ながら話すことになってしまいます。そうなるといつのまにやら「この問題はこの人のせいだろ」みたいな雰囲気になりがちです（経験ありますよね？）。

そこで問題が出たときはホワイトボードにその問題を書き出し、みんながホワイトボードに向かって話すようにしましょう。司会者は（司会じゃなくてもあなたが）誰かが誰かを個人攻撃しはじめたときはホワイトボードに書き出し、必要ならマーカーなどでコツコツとたたきながらみんなの注意をそちらに引くようにしましょう。それだけでだいぶ雰囲気が建設的になります。

こうすることで場の雰囲気を「You vs. I」から「We vs. 問題」にシフトさせることができます。図にすると↓な感じです。